Un tableur calcule. Une base structure. Le problème commence le jour où l'on demande à un tableur de faire tenir un processus à plusieurs personnes.
Presque tous les suivis commencent dans un tableur, et c'est légitime : rien n'est plus rapide pour poser une idée. La dérive est progressive et se reconnaît à trois signes. Une colonne contient à la fois des dates et du texte libre. Une formule s'est décalée d'une ligne il y a six semaines et personne ne s'en est aperçu. Deux personnes tiennent chacune leur copie, parce que travailler à deux dans la même feuille finit toujours par écraser quelque chose. À ce stade, le fichier ne sert plus à calculer : il sert à faire tenir un processus, et c'est un usage pour lequel il n'a jamais été conçu.
Les questions à poser à n'importe quel outil, nous compris. La réponse donnée ici est celle de Thingsform.
Le type de champ, défini une fois pour toutes : une date reste une date, une liste fermée reste fermée. Les trois orthographes du même site, qui rendent toute comparaison impossible et ne se découvrent qu'au premier bilan, deviennent structurellement impossibles à saisir.
Par un formulaire, y compris rempli sur le terrain et sans réseau. Personne ne saisit directement dans la table, ce qui supprime d'un coup la classe d'incidents la plus courante : la ligne écrasée, la colonne décalée, la formule effacée par mégarde.
Base est lue nativement par le CRM, ThingsMail et les Documents, dans le même compte. Le fichier partagé cesse d'être exporté vers trois destinations qui divergent ensuite chacune de leur côté, sans que personne ne sache laquelle fait référence.
Des vues et des interfaces distinctes reposent sur la même table : une personne du terrain voit trois colonnes utiles, un responsable voit le tableau complet. Personne ne duplique la feuille pour se fabriquer une version lisible, ce qui est l'origine habituelle des copies divergentes.
Le module Base est inclus à partir du plan Pro. Les formulaires qui l'alimentent sont accessibles dès le plan gratuit : commencez par eux, car la moitié du bénéfice tient déjà au fait que la saisie soit typée et que plus personne n'écrive dans le tableau.
Souvent, non. Voici les deux cas, dans l'ordre honnête.
Oui, par import de fichier. Profitez de l'occasion pour nettoyer les colonnes mixtes : c'est le seul moment où ce travail est simple, et c'est lui qui déterminera si vos données seront exploitables dans six mois ou seulement archivées.
En partie, et c'est le compromis à assumer : une structure typée contraint la saisie. Le gain se voit au premier bilan, quand les chiffres se laissent comparer sans nettoyage préalable. Pour le calcul libre, gardez un tableur à côté — les deux usages ne se remplacent pas.
Par le formulaire qui alimente le fichier, avant même la table. Faire cesser la saisie directe dans le tableau règle déjà l'essentiel des incidents, et cela se met en place sur le plan gratuit, donc sans engagement ni décision de fond.
Nous ne décrivons ni les fonctionnalités ni les tarifs d'un autre éditeur, qui évoluent sans nous prévenir. Cette page présente les critères à examiner et les réponses de Thingsform. Pour l'autre outil, ses conditions actuelles font foi.
Google Sheets est une marque de son éditeur, citée ici à titre de référence. Cette page ne décrit pas ses fonctionnalités ni ses tarifs, qui évoluent : reportez-vous à ses conditions actuelles.
La bonne façon de trancher
Reconstruisez votre formulaire le plus difficile sur le plan gratuit, et faites-le remplir sur le terrain. Une demi-journée suffit, et la réponse ne se discute plus.