Documents
Thingsform Documents est votre gestionnaire documentaire intelligent. Organisez vos fichiers en dossiers structurés, demandez des signatures électroniques et retrouvez n'importe quel document instantanément grâce à la recherche propulsée par l'IA.
- Dossiers
- Signature
- Recherche IA
Ce que Documents apporte
Dossiers
Signature
Recherche IA
Documents dans votre flux de travail
Documents ne fonctionne pas en vase clos : chaque action peut alimenter les autres modules de la plateforme.
Documents → Formulaires
Créez des formulaires intelligents avec logique conditionnelle et collecte structurée.
Découvrir FormulairesDocuments → Signature
Envoyez des demandes de signature électronique avec liens publics et relances.
Découvrir SignatureDocuments → Contrats
Gérez devis, contrats et suivi commercial depuis un espace unifié.
Découvrir ContratsClasser, partager sans créer de compte au destinataire, faire signer, retrouver — et mettre à part ce qui ne doit pas circuler.
Mettre à l'abri ce qui est sensible
Un dossier de documents et un dossier de pièces sensibles ne se gèrent pas de la même façon. Le coffre-fort est un dossier à part : on y entre en se ré-authentifiant, ce qui en sort est encadré, et ce qui y est déposé peut être rendu insupprimable le temps d'une procédure.
- Ré-authentification à l'ouverture
- Une session ouverte ne suffit pas à ouvrir un coffre. C'est la protection qui compte réellement en pratique : un poste laissé déverrouillé quelques minutes ne donne pas accès aux pièces sensibles.
- Niveau de sensibilité par pièce
- Chaque document porte son niveau, indépendamment du dossier où il se trouve. Une pièce reste donc identifiée comme sensible même si elle est déplacée, ce qu'un simple classement par dossier ne garantit jamais.
- Partage encadré, plafonné à sept jours
- Un partage issu d'un coffre demande un code et un mot de passe, expire, et limite le nombre d'accès. La durée est plafonnée à sept jours : un lien oublié cesse de fonctionner de lui-même, ce qui est la seule garantie qui tienne dans la durée.
- Journal des accès externes
- Chaque ouverture d'un lien est enregistrée, avec sa date et son origine. C'est ce qu'on cherche le jour où quelqu'un demande qui a consulté quoi, et c'est une question qui se pose toujours après coup.
- Suspension après tentatives
- Les échecs successifs sur un code sont comptés et le partage se suspend. Un lien public qui circule ne se teste donc pas indéfiniment, sans qu'aucune manipulation soit demandée à celui qui l'a émis.
- Conservation légale
- Une conservation légale peut être posée sur un dossier ou sur une pièce. Tant qu'elle court, la suppression est refusée — y compris à celui qui a déposé le document. C'est ce qui distingue un archivage d'une simple bonne intention.
Classer
Le classement sert le jour où l'on cherche, pas le jour où l'on range. Dossiers imbriqués, étiquettes, versions successives et corbeille : de quoi retrouver une pièce et savoir laquelle fait foi.
- Dossiers, sous-dossiers et étiquettes
- L'arborescence range, les étiquettes recoupent. Un contrat peut ainsi appartenir au dossier d'un client et porter en même temps l'étiquette de l'année d'échéance, sans être dupliqué.
- Versions successives
- Chaque dépôt d'un même document crée une version. La question « est-ce bien celle qui a été envoyée » cesse d'appeler une recherche dans une messagerie, ce qui est le vrai coût du classement par pièces jointes.
- Corbeille et permissions
- Une suppression passe par la corbeille, et les droits se posent au dossier comme au document. Une équipe partage donc l'espace sans partager tout son contenu, ce qui est la situation courante dès qu'on dépasse trois personnes.
Faire signer
La demande de signature part du dossier, et le document signé y revient. C'est l'étape où les fichiers se perdent d'habitude, entre un envoi par messagerie et un classement manuel au retour.
- Envoi depuis le document
- Le document part à la signature sans quitter le dossier, et le signataire reçoit un lien sécurisé sans avoir de compte à créer. Chaque étape supplémentaire demandée à un client coûte une part des signatures attendues.
- Retouches avant envoi
- L'éditeur PDF permet de corriger, annoter ou compléter une pièce sans repasser par un autre outil. Le va-et-vient entre logiciels est ce qui fait qu'un envoi glisse au lendemain, puis à la semaine suivante.
- Le document signé revient classé
- Il se range dans le dossier d'origine, à côté de sa version non signée. Six mois plus tard, la question n'est plus de savoir où il est mais simplement de l'ouvrir.
Retrouver
Un fonds documentaire ne vaut que par la rapidité avec laquelle on en ressort une pièce. La recherche porte sur le contenu des documents, pas seulement sur leur nom de fichier.
- Recherche dans le contenu
- On cherche par ce dont on se souvient — un client, une date, une clause — plutôt qu'en devinant le nom donné par une personne partie depuis. C'est ce que le classement par dossiers seul ne permet jamais.
- Les droits s'appliquent aussi à la recherche
- Un résultat n'apparaît que pour qui a le droit d'ouvrir la pièce. Une recherche qui révélerait l'existence d'un document sans donner l'accès serait déjà une fuite d'information.
Recevoir
Demander une pièce à un client par messagerie, c'est accepter de la reclasser à la main et de relancer soi-même. Un lien de dépôt inverse la charge.
- Le client dépose, sans compte
- Un lien mène à une page de dépôt et le fichier arrive dans le dossier prévu. Le destinataire n'a rien à installer ni à créer, ce qui est la condition pour que la pièce arrive vraiment.
- Protégé et daté
- Un lien de dépôt peut exiger un mot de passe et cesser d'être valable à une date choisie. Un lien de collecte qui reste ouvert indéfiniment finit toujours par recevoir autre chose que ce qu'on attendait.
Trois situations
Cabinet
Les pièces d'un dossier contentieux sont placées sous conservation légale : plus personne ne peut les supprimer tant que la procédure court.
Ressources humaines
Les contrats de travail vivent dans un coffre : ré-authentification à l'ouverture, et accès limité aux personnes concernées plutôt qu'à toute l'équipe.
Client
Le client dépose sa pièce par un lien protégé par mot de passe, et reçoit le document signé par un code — sans jamais créer de compte.
Questions fréquentes sur Documents
Avec quels modules Documents fonctionne-t-il ?
Documents se connecte nativement à Formulaires, Signature, Contrats et Juridique. Les données circulent d'un module à l'autre sans export ni intégration à configurer.
En quoi est-ce différent d'un dossier partagé ?
Un dossier partagé stocke ; ici les documents sont reliés au reste. Un contrat naît d'un formulaire, part en signature, et reste rattaché à la fiche client. La recherche IA retrouve un document par son contenu, pas seulement par son nom de fichier.
La signature électronique est-elle incluse ?
Oui, le parcours de signature fait partie du module. Le document signé revient dans le dossier d'origine, sans passage par un service tiers ni téléchargement manuel.
Que trouve la recherche IA que la recherche classique ne trouve pas ?
Elle cherche dans le contenu et comprend la formulation. « Le devis de la mairie » remonte le bon document même si le fichier s'appelle autrement — le cas courant quand plusieurs personnes déposent.
À partir de quel plan Documents est-il inclus ?
Le module est inclus à partir du plan Essentiel, signature et recherche IA comprises.
Qu'est-ce qu'un coffre change par rapport à un dossier ?
Trois choses. On se ré-authentifie pour l'ouvrir, même avec une session déjà active. Un partage qui en sort demande un code et un mot de passe, expire, et ne dépasse pas sept jours. Et une conservation légale peut y rendre la suppression impossible. Un dossier ordinaire ne fait aucune des trois.
Le destinataire doit-il créer un compte ?
Non, dans les deux sens. Recevoir un document se fait par un lien et un code, déposer une pièce par un lien de dépôt. C'est déterminant pour un client ou un sous-traitant occasionnel : chaque étape supplémentaire demandée fait perdre une part des envois attendus.
Les documents sont-ils chiffrés de bout en bout ?
Non, et nous préférons le dire. Les échanges sont chiffrés en transit et les données sensibles chiffrées au repos ; la protection tient ensuite aux contrôles d'accès — ré-authentification, code, mot de passe, expiration, journal. Un chiffrement de bout en bout véritable rendrait d'ailleurs impossible la recherche dans le contenu.
À partir de quel plan le module est-il disponible ?
Le module Documents est inclus à partir du plan Essentiel, coffre-fort et recherche compris. La demande de signature autonome relève du plan Pro : la distinction vaut d'être connue si l'envoi à signer est votre usage principal plutôt que le classement.
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