Une base de connaissances se juge à une seule chose : la proportion de pages que quelqu'un a rouvertes cette année.
Les espaces documentaires se remplissent facilement et se vident lentement. Le problème n'est presque jamais l'éditeur : c'est la distance entre la page et le travail qu'elle décrit. Une procédure d'intervention écrite dans un espace séparé sera consultée les deux premiers mois, puis contournée, puis périmée sans que personne ne le signale. Quand la même procédure se tient à côté du formulaire d'intervention et du dossier client, elle est relue au moment où elle sert, et corrigée par celui qui constate l'écart. La question à se poser est donc moins celle de l'outil que celle du chemin qui mène à la page.
Les questions à poser à n'importe quel outil, nous compris. La réponse donnée ici est celle de Thingsform.
Dans le même espace que les formulaires, les dossiers et les tâches. La procédure se consulte depuis l'intervention à laquelle elle s'applique, ce qui règle la difficulté la plus banale de toute documentation : personne ne pense à aller la chercher ailleurs.
Le versionnage complet conserve l'historique des modifications, page par page. Sur une procédure qualité ou une consigne de sécurité, la question « depuis quand cette phrase est-elle là » se pose tôt ou tard, et il vaut mieux qu'elle ait une réponse.
Par deux modules distincts : Notes pour l'écriture personnelle et les comptes rendus, Wiki pour la connaissance partagée et versionnée. Cette séparation évite le mélange qui alourdit tous les espaces documentaires, où l'essentiel se noie dans les notes de réunion.
Sur des serveurs situés dans l'Union européenne, avec des sauvegardes quotidiennes. Une base de connaissances interne contient souvent plus d'informations sensibles qu'on ne le croit : noms de clients, tarifs négociés, procédures de sécurité, coordonnées de sous-traitants.
Le module Wiki est inclus à partir du plan Business, ce qui en fait l'un des modules les plus hauts de la gamme. Les Notes, dès le plan Essentiel, couvrent déjà l'écriture partagée en dossiers : pour beaucoup d'équipes elles suffisent, et nous préférons le dire.
Souvent, non. Voici les deux cas, dans l'ordre honnête.
Pour le Wiki versionné, oui. Pour l'écriture partagée en dossiers, les Notes suffisent dès le plan Essentiel et couvrent le besoin de beaucoup d'équipes. Le versionnage devient nécessaire quand une page engage : une consigne de sécurité, une procédure auditée.
Le contenu se colle en conservant sa mise en forme. Le conseil qui compte est ailleurs : ne reprenez que les pages ouvertes au moins une fois cette année. Une migration intégrale transporte surtout le poids mort qui décourageait déjà la consultation.
Regardez le nombre de pages modifiées par quelqu'un d'autre que leur auteur au cours des six derniers mois. Si la réponse est proche de zéro, changer d'outil ne résoudra rien : c'est le chemin d'accès qu'il faut rapprocher du travail, pas l'éditeur qu'il faut remplacer.
Nous ne décrivons ni les fonctionnalités ni les tarifs d'un autre éditeur, qui évoluent sans nous prévenir. Cette page présente les critères à examiner et les réponses de Thingsform. Pour l'autre outil, ses conditions actuelles font foi.
Confluence est une marque de son éditeur, citée ici à titre de référence. Cette page ne décrit pas ses fonctionnalités ni ses tarifs, qui évoluent : reportez-vous à ses conditions actuelles.
La bonne façon de trancher
Reconstruisez votre formulaire le plus difficile sur le plan gratuit, et faites-le remplir sur le terrain. Une demi-journée suffit, et la réponse ne se discute plus.