Accepter la première version telle quelle
Elle est cohérente, donc convaincante. Elle est aussi générique : ce sont vos listes et votre vocabulaire métier qui la rendront exploitable. La cohérence n'est pas l'exactitude.
Créer un formulaire avec l'IA
Décrire ce qu'on veut collecter en une phrase, obtenir une première structure, puis la corriger — c'est plus rapide que partir d'une page blanche, à condition de savoir ce qu'il faut relire.
Environ vingt minutes pour un formulaire d'une trentaine de champs, relecture comprise.
Ce guide s'adresse à quelqu'un qui doit produire un formulaire de terrain et qui n'a pas envie de poser cinquante champs à la main. L'IA fait gagner la mise en place : elle propose les sections, les types de champ et les valeurs de liste évidentes. Elle ne connaît en revanche ni votre référentiel, ni vos obligations réglementaires, ni les habitudes de vos équipes — et c'est précisément ce qui distingue un formulaire utilisable d'un brouillon plausible.
La marche à suivre
- 01
Décrire le formulaire en une phrase complète
Dites qui remplit, dans quelle situation, et ce qui doit ressortir. « Un relevé d'intervention rempli par un technicien chez le client, avec les pièces posées et une signature. » Une phrase de contexte donne un bien meilleur résultat qu'une liste de champs : l'IA en déduit la logique, les regroupements et les types.
L'Agent IA est inclus à partir du plan Pro. En dessous, la construction reste manuelle — plus longue, pas moins bonne.
- 02
Relire la proposition avant de l'appliquer
Les actions sont affichées avant d'être exécutées : c'est le moment de regarder, pas après. Vérifiez surtout deux choses — les listes de choix, souvent génériques, et les champs obligatoires, que l'IA a tendance à multiplier. Un formulaire où tout est obligatoire finit rempli n'importe comment.
- 03
Remplacer les listes génériques par les vôtres
C'est l'étape que personne ne peut faire à votre place. Vos sites, vos équipements, vos entreprises intervenantes, vos catégories d'écart : ce sont ces listes fermées qui rendront vos données comparables d'un mois sur l'autre. Un champ texte libre à cet endroit ruine toute analyse ultérieure.
- 04
Ajouter la logique conditionnelle
Demandez à n'afficher le détail et la photo que lorsqu'un écart est déclaré. C'est ce qui fait la différence entre un formulaire de cent champs que personne ne remplit et un formulaire qui en montre quinze à la fois. La logique se décrit aussi en langage courant, puis se vérifie en conditions réelles.
- 05
Le remplir soi-même une fois, sur téléphone
Avant de le diffuser, remplissez-le debout, sur un téléphone, comme le fera la personne concernée. C'est là qu'apparaissent les questions mal formulées, les listes trop longues à faire défiler et l'ordre qui ne suit pas le déroulé réel. Dix minutes ici économisent une semaine de correctifs.
Ce qui rate le plus souvent
Trois erreurs qui coûtent cher, et qui se voient rarement avant le premier bilan.
Poser des questions ouvertes partout
Un champ texte libre se remplit vite et ne s'analyse jamais. Chaque fois qu'une réponse peut être une liste, faites-en une liste — la contrainte est au moment de la conception, le bénéfice à chaque bilan.
Oublier le cas sans réseau
Un formulaire conçu au bureau marche au bureau. En sous-sol, en zone rurale ou dans un bâtiment métallique, ce qui compte est que la saisie continue et se synchronise ensuite. Testez-le en mode avion avant de le diffuser.
Les modules concernés
Questions fréquentes
Faut-il un plan payant pour créer un formulaire avec l'IA ?
Oui pour l'assistance IA : l'Agent IA est inclus à partir du plan Pro. Créer des formulaires, en revanche, est possible dès le plan gratuit — la construction est simplement manuelle. Autrement dit, l'IA fait gagner du temps, elle n'ouvre pas une fonction autrement inaccessible.
L'IA peut-elle modifier mon formulaire sans que je le voie ?
Non. Les actions proposées sont affichées avant exécution et attendent votre validation. Ce fonctionnement est délibéré : un assistant qui agit dans un espace de travail partagé par plusieurs personnes doit rester sous contrôle explicite.
Combien de temps faut-il compter au total ?
Une vingtaine de minutes pour un formulaire d'une trentaine de champs, relecture et test sur téléphone compris. La génération elle-même prend moins d'une minute ; c'est la reprise des listes métier qui occupe l'essentiel du temps, et c'est normal.
Que devient ce que je décris à l'IA ?
L'accès de l'IA passe par des outils et connecteurs déclarés : ce qui n'est pas branché n'est pas lisible. La consommation est mesurée en jetons dédiés, module par module, ce qui permet d'ouvrir l'IA sur un usage précis sans l'ouvrir sur tout le compte.