Une base de connaissances personnelle et une mémoire d'équipe sont deux choses différentes. Voici les critères qui départagent, et les cas où changer serait une erreur.
La question se pose rarement pour une personne seule : quelqu'un qui écrit pour lui-même a intérêt à garder l'outil dans lequel il est rapide. Elle se pose quand la note cesse d'être privée — un compte rendu de visite que le collègue doit retrouver, une procédure que trois personnes modifient, un constat qu'il faudra rattacher à la soumission d'un formulaire. À ce moment-là, le sujet n'est plus la qualité de l'éditeur mais la question de savoir qui peut lire, qui peut écrire, et ce qui subsiste quand la personne qui tenait les notes change de poste.
Les questions à poser à n'importe quel outil, nous compris. La réponse donnée ici est celle de Thingsform.
Les notes vivent dans l'espace de travail partagé, organisées en dossiers, avec les droits du compte. Une procédure écrite par une personne reste lisible par l'équipe le jour où cette personne est en congé — ce qui est la raison la plus banale et la plus fréquente de chercher un autre outil.
Une note se rattache directement à une soumission de formulaire, et se range à côté des documents du dossier. Le compte rendu d'une visite se retrouve donc depuis la visite elle-même, plutôt que dans une arborescence parallèle qu'il faut penser à tenir à jour.
Elle reste dans le compte de l'organisation, avec le reste. C'est le point qui décide le plus souvent : une base de connaissances remarquable stockée sur un poste de travail personnel devient inaccessible du jour au lendemain, et il n'existe pas de bonne façon de la récupérer après coup.
Sur des serveurs situés dans l'Union européenne, avec des sauvegardes quotidiennes. Pour des notes internes contenant des noms de clients ou des constats d'intervention, la question se pose au moment où l'on quitte le poste de travail d'une personne pour un service en ligne.
Le module Notes est inclus à partir du plan Essentiel. Le plan gratuit couvre déjà les formulaires, ce qui permet d'éprouver la logique d'ensemble avant de payer quoi que ce soit — et de vérifier que le rattachement note/soumission correspond bien à votre façon de travailler.
Souvent, non. Voici les deux cas, dans l'ordre honnête.
Oui, le Markdown se colle directement dans l'éditeur et conserve sa mise en forme. Pour une bibliothèque volumineuse, notre conseil est de reprendre d'abord ce qui est réellement partagé — procédures, modèles, comptes rendus — et de laisser le reste où il est. Un import massif produit surtout du bruit.
Non, et beaucoup de gens gardent les deux : l'un pour la réflexion personnelle, l'autre pour ce que l'équipe doit pouvoir retrouver. Les deux usages se ressemblent de loin et se distinguent nettement dès qu'on regarde qui a besoin d'accéder à quoi.
Oui, c'est même le point qui distingue le plus nettement les deux usages. Une note rattachée à une soumission se retrouve depuis la soumission, et l'inverse : le contexte d'une intervention cesse d'être une pièce séparée qu'il faut penser à rapprocher.
Nous n'affirmons rien sur les fonctionnalités ni sur les tarifs d'un autre éditeur : ils évoluent, et une page figée deviendrait trompeuse. Ce que nous décrivons ici, ce sont les critères à examiner et ce que fait Thingsform. Pour l'autre outil, référez-vous à ses conditions actuelles.
Obsidian est une marque de son éditeur, citée ici à titre de référence. Cette page ne décrit pas ses fonctionnalités ni ses tarifs, qui évoluent : reportez-vous à ses conditions actuelles.
La bonne façon de trancher
Reconstruisez votre formulaire le plus difficile sur le plan gratuit, et faites-le remplir sur le terrain. Une demi-journée suffit, et la réponse ne se discute plus.